יצירת רשימת נתונים ומילוי פרטים אוטומטית באמצעות VLOOKUP
- sagitraba
- 6 בנוב׳ 2023
- זמן קריאה 2 דקות
בעלי עסקים קטנים זה בשבילכם.
בעזרת נוסחת ה- VLOOKUP באקסל תוכלו ליצור לכם רשימת לקוחות ושאר הנתונים שלהם יעלו אוטומטית בשדות שנגדיר להם.
אני בעלת עסק קטן, שכרגע אין לי צורך לשלם עבור מנוי שנתי לתוכנה דיגיטלית. עד היום השתמשתי בפנקס קבלות ידניות.
היות והטכנולוגיה והדיגיטל מתקדמים החלטתי להפיק קבלות באמצעות תבניות שמוצעות באקסל.
זה מאוד פשוט , רושמים בשדה חיפוש באקסל את סוג המסמך שאתם רוצים להפיק ואתם מקבלים תבניות מוכנות, רק לעצב אותם , בחירת צבע, גופן, הוספת לוגו, שפה.
לאחר שעיצבנו וערכנו את המסמך ( לצורך הדוגמא " מסמך קבלה ") נרצה להפיק קבלה ללקוח מסוים עם הפרטים שלו כגון: טלפון, כתובת, EMAIL... מבין רבים ברשימה לקוחות.
בתוכנות הדיגיטליות יש לכם את האפשרות לחפש את הלקוח מהרשימה ולאחר שאתם בוחרים בלקוח, הלקוח ופרטיו מופיעים על המסך, וכך גם באקסל .
אז איך עושים זאת ?
שלב ראשון נגדיר את רשימת הלקוחות
נפתח גיליון חדש עם רשימת הלקוחות והפרטים שלהם .
בגיליון שבו מופיע מסמך הקבלה , נעמוד על תא שבו יופיע שם הלקוח.
לאחר מכן נלחץ על אימות נתונים, נבחר הצגה ע"י רשימה ונסמן את הטווח בעמודה שם הלקוח (ללא הכותרת).
נוצרה לכם רשימת לקוחות שבו אתם יכולים לבחור את הלקוח הרצוי , בלי לחפש ובלי לעדכן שוב את הפרטים.
בשלב השני נראה איך ע"י נוסחת VLOOKUP נוכל למלא את שאר הפרטים של הלקוח באופן אוטומטי.
נוסחאות vlookup
נוסחת VLOOKUP בעצם מאפשרת לנו לחפש לפי ערך שבוחרים את הנתונים הרלוונטי אליו וכך זה מקל עלינו לקבל את הנתונים מהטבלה (במיוחד שהטבלה עמוסה בנתונים).
אז .... איך משתמשים בנוסחת VLOOKUP?
נעמוד על התא הרצוי
= VLOOKUP (נבחר התאמה, נבחר עמודה , נבחר טווח נתונים מהטבלה(ללא כותרת),נסמן שדה הלקוח)
ברגע שתבחרו שם של לקוח מרשימת הלקוחות השדות של הפרטים הנוספים של אותו לקוח שבחרתם יתמלאו באופן אוטומטית.
בעצם אתם מאפשרים לעצמכם להפיק קבלות / מסמכים בשניות באמצעות עדכון שם הלקוח , תאריך וסכום ולאחר מכן להעביר לפורמט PDF ולשלוח למייל של הלקוח.
מקווה שעזרתי, במיוחד בתקופה כזאת שכל הוצאה חשובה
מצ"ב פורמט לדוגמא
תגובות